Yeni Ofis L-1A Vizesi: İlk 12 Ay ve USCIS'in Beklediği Deliller

İçindekiler

• Yeni Ofis L-1A Vizesi Nedir?
• Başvurudan Önce Kurumsal ve Delil Temelini Oluşturun
• İş Planı Sadece Tahmin Değil, Delil Haritasıdır
• Yöneticinin Rolü İlk Yıl İçinde Nasıl Değişmeli?
• İlk 12 Ay: Tahminleri Gerçek Delile Dönüştürün
• Bir Yıllık Uzatmada Planlardan Çok Gerçek Sonuçlar Önem Kazanır
• Yeni Ofis L-1A Başvurularında Yaygın Hatalar
• İlk Başvuruyu Uzatma Dosyasını Düşünerek Hazırlayın
• Kaynaklar

ABD'de yeni bir şube, bağlı şirket veya iştirak kurup yabancı şirketteki bir yöneticiyi bu operasyona transfer etmek isteyen işletmeler için yeni ofis L-1A vizesi önemli bir seçenek olabilir. Ancak bu süreç yalnızca ABD'de bir şirket kurup yönetici için vize başvurusu yapmaktan ibaret değildir.

USCIS; yabancı şirket ile ABD şirketi arasındaki ilişkiyi, transfer edilecek kişinin yurt dışındaki yöneticilik geçmişini, ABD'deki iş yerini, finansmanı, iş planını, organizasyon yapısını ve ilk yıl içinde şirketin nasıl gelişeceğini birlikte değerlendirir. Özellikle yeni ofis dosyalarında ilk 12 ay kritik öneme sahiptir.

Bunun temel nedeni, yeni ofis kurmak üzere ABD'ye gelen uygun bir L-1A yöneticisine ilk aşamada en fazla bir yıllık kalış süresi verilebilmesidir. Bu bir yıl içinde başvuruda anlatılan planın gerçek bir işletmeye dönüşmesi ve ABD operasyonunun ağırlıklı olarak yönetici veya üst düzey yönetici görevlerini destekleyebilecek bir yapıya ulaşması beklenir.

Bu rehberde, yeni ofis L-1A başvurusu yapılmadan önce hangi temelin kurulması gerektiğini, iş planının nasıl bir delil haritasına dönüşebileceğini, ilk 12 ayda hangi kayıtların oluşturulmasının önemli olduğunu ve ilk uzatma başvurusuna nasıl hazırlanılması gerektiğini ele alıyoruz.

Yeni Ofis L-1A Vizesi Nedir?

L-1A, çok uluslu şirketlerin belirli yönetici ve üst düzey yöneticilerini ilişkili bir ABD şirketine transfer edebilmesini sağlayan göçmen olmayan bir çalışma vizesi kategorisidir. Bu kategori, ABD'de halihazırda faaliyette olan bir şirkete transfer için kullanılabileceği gibi, yabancı şirketin ABD'de yeni bir operasyon kurması için de kullanılabilir.

L-1 kuralları bakımından "yeni ofis" (new office), genel olarak ABD'de bir yıldan kısa süredir ticari faaliyet gösteren bir organizasyonu ifade eder. Bu nedenle yeni kurulan ABD işletmesinin başvuru tarihinde uzun bir gelir geçmişine, geniş bir çalışan kadrosuna veya yıllardır devam eden operasyonlara sahip olması beklenmez.

Ancak yeni şirketlere tanınan bu esneklik, temel L-1 şartlarını ortadan kaldırmaz. Yabancı şirket ile ABD şirketi arasında uygun bir kurumsal ilişki (qualifying relationship) bulunmalı ve yabancı şirket de yöneticinin L-1 statüsü devam ederken gerçek ticari faaliyetlerini sürdürmelidir.

L-1 kategorisinin genel şartları, L-1B, L-2 aile üyeleri ve daha geniş şirket içi transfer çerçevesi için L-1 vizesi rehberimizi inceleyebilirsiniz. Transfer edilecek kişinin gerçekten L-1A mı yoksa L-1B mi kapsamında değerlendirilmesi gerektiği konusunda ise L-1A ve L-1B kategori seçimi rehberimiz daha ayrıntılı bir karşılaştırma sunmaktadır.

Yeni Ofis L-1A Dosyasındaki Üç Temel Soru

USCIS'in L-1A açıklamasında yeni ofis başvurularında özellikle üç temel konu öne çıkar:

• ABD'deki yeni operasyon için faaliyete uygun yeterli fiziksel iş yeri sağlanmış mı?
• Transfer edilecek kişi, gerekli dönemde yabancı şirkette yönetici veya üst düzey yönetici olarak uygun çalışma geçmişine sahip mi?
• ABD'de planlanan operasyon, başvuru onaylandıktan sonraki bir yıl içinde yönetici veya üst düzey yönetici pozisyonunu destekleyebilecek mi?

Yeni ofis L-1A dosyası geleceğe dönük bir başvurudur, ancak yalnızca geleceğe ilişkin vaatlere dayanamaz. Dosyanın, şirketin başvuru tarihindeki durumundan bir yıl sonraki yönetim yapısına nasıl ulaşacağını somut delillerle açıklaması gerekir.

Başvurudan Önce Kurumsal ve Delil Temelini Oluşturun

Güçlü bir yeni ofis L-1A dosyası vize formlarıyla değil, şirket yapısının doğru kurulmasıyla başlar. USCIS'in yabancı şirketin kime ait olduğunu, ABD şirketini kimin kontrol ettiğini ve iki yapı arasındaki ilişkinin neden L-1 kurallarına uygun olduğunu açık biçimde görebilmesi gerekir.

Yabancı Şirket ile ABD Şirketi Arasındaki İlişkiyi Belgeleyin

L-1 kapsamında ana şirket, bağlı şirket, şube veya iştirak gibi farklı kurumsal yapılar uygun olabilir. Ancak yalnızca iki şirketin aynı kişiye ait olduğunu söylemek yeterli değildir. Mülkiyet ve kontrol yapısının belgeler üzerinden izlenebilmesi gerekir.

Şirket yapısına göre kullanılabilecek belgeler arasında şunlar bulunabilir:

• Kuruluş belgeleri ve şirket tescil kayıtları;
• Hisse senetleri, üyelik kayıtları veya sermaye tabloları;
• Operating agreement, bylaws veya shareholder agreement gibi şirket yönetim belgeleri;
• Yabancı ve ABD şirketlerini birlikte gösteren mülkiyet şeması;
• Yabancı ülkedeki şirket kayıtları;
• Sermaye aktarımını veya hisse edinimini gösteren belgeler;
• Gerekli durumlarda yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararları.

USCIS Policy Manual, L-1 analizinde yalnızca mülkiyete değil, şirket üzerindeki gerçek kontrol yapısına da önem verir. Bu nedenle organizasyon şeması, şirket sözleşmeleri ve sermaye kayıtları birbirleriyle uyumlu olmalıdır.

Yabancı Şirketin Faaliyetlerini Sürdürdüğünü Gösterin

Yeni kurulan ABD şirketinin başvuru tarihinde henüz tam anlamıyla ticari faaliyete başlamamış olması mümkün olabilir. Ancak yabancı taraftaki nitelikli şirketin yalnızca kağıt üzerinde duran veya L-1 amacıyla açık tutulan pasif bir şirket olması yeterli değildir.

Yabancı şirketin düzenli ve gerçek ticari faaliyetini göstermek için sözleşmeler, faturalar, vergi kayıtları, bordrolar, banka hareketleri, lisanslar, müşteri kayıtları ve finansal tablolar gibi günlük ticari hayatta oluşan belgeler kullanılabilir.

Bu konu yalnızca ilk başvuru açısından önemli değildir. ABD'deki yöneticinin L-1 statüsü devam ederken yabancı taraftaki nitelikli şirketin de ticari faaliyetini sürdürmesi genel L-1 yapısının önemli parçalarından biridir.

Yöneticinin Yurt Dışındaki Gerçek Görevlerini Açıklayın

CEO, director, general manager veya vice president gibi bir unvan, tek başına kişinin L-1A için uygun bir yönetici olduğunu göstermez. USCIS unvandan çok kişinin fiilen ne yaptığını inceler.

Yurt dışındaki rol açıklanırken şu soruların cevaplanması yararlı olabilir:

• Kişi hangi şirketi, departmanı veya iş fonksiyonunu yönetiyordu?
• Kendisine kimler rapor veriyordu ve bu çalışanların görevleri neydi?
• İşe alım, işten çıkarma, bütçe, politika veya strateji konusunda hangi yetkilere sahipti?
• Hangi kararları üst onay almadan verebiliyordu?
• Çalışma zamanının ne kadarı yönetim ve karar alma görevlerine, ne kadarı operasyonel işlere ayrılıyordu?

Organizasyon şemaları, çalışan bordroları, ast pozisyonlarının görev tanımları, bütçe onayları, işe alım kayıtları, yönetim kararları ve benzer belgeler, yazılı görev tanımının gerçek şirket yapısıyla uyumlu olduğunu gösterebilir.

Faaliyete Uygun Fiziksel İş Yerini Sağlayın

Yeni ofis başvurusunda şirket, planlanan ABD operasyonu için yeterli fiziksel alanı sağladığını göstermelidir. Burada her şirket için geçerli tek bir metrekare veya ofis büyüklüğü şartı bulunmaz. Yeterliliğin değerlendirilmesi iş modeline ve operasyonun kapsamına göre yapılır.

Bir yazılım şirketi, danışmanlık firması, lojistik işletmesi, perakende mağazası veya üretim şirketinin ihtiyaç duyacağı fiziksel alan doğal olarak aynı değildir. Esas soru, başvuruda anlatılan iş modelinin kullanılan iş yeriyle mantıklı biçimde örtüşüp örtüşmediğidir.

Bu konuda kullanılabilecek deliller arasında şunlar yer alabilir:

• Kira veya alt kira sözleşmesi;
• Ofis hizmet sözleşmesi;
• İş yerinin fotoğrafları;
• Yerleşim veya kat planı;
• Kira ve depozito ödemeleri;
• Gerekli durumlarda elektrik, internet veya diğer işletme kayıtları.

Fiziksel iş yeri ile iş planının da birbiriyle uyumlu olması önemlidir. Örneğin başvuru, kısa sürede geniş bir ofis kadrosu kurulacağını söylüyorsa, şirketin sunduğu çalışma alanının bu modelle nasıl uyumlu olduğu açıklanmalıdır.

İş Planı Sadece Tahmin Değil, Delil Haritasıdır

Yeni ofis L-1A için hazırlanan iş planı, yalnızca ABD pazarının ne kadar büyük olduğunu veya şirketin ne kadar gelir elde etmeyi hedeflediğini anlatan bir yatırım sunumu olmamalıdır. İş planının temel görevi, ABD operasyonunun bir yıl içinde yönetici veya üst düzey yönetici rolünü nasıl destekleyebilecek hale geleceğini açıklamaktır.

8 C.F.R. § 214.2(l) kapsamındaki yeni ofis değerlendirmesinde operasyonun niteliği ve kapsamı, organizasyon yapısı, finansal hedefler, ABD'ye yapılan yatırım ve şirketlerin finansal kapasitesi gibi unsurlar önem taşıyabilir.

12 Aylık Çalışan Planı

Çalışan planı yeni ofis dosyasının önemli parçalarından biridir. USCIS, şirket büyüdükçe günlük satış, müşteri hizmetleri, muhasebe, üretim, teknik hizmet veya idari işlerin kim tarafından yürütüleceğini anlamak ister.

L-1A için herkese uygulanan sabit bir asgari çalışan sayısı yoktur. Şirketin personel yapısı, işletmenin makul ihtiyaçları, faaliyet alanı ve yöneticinin asıl görevleriyle birlikte değerlendirilir.

Bu nedenle küçük bir şirket otomatik olarak L-1A dışında kalmaz. Buna karşılık başvuruda kişinin stratejik bir yönetici olacağı söylenirken aynı iş planında satış görüşmelerinden muhasebeye, teslimattan müşteri hizmetlerine kadar tüm günlük işleri de aynı kişinin yapacağı öngörülüyorsa dosyada önemli bir uyumsuzluk ortaya çıkabilir.

Başlangıç ve 12. Ay Organizasyon Şemaları

Yeni ofis dosyalarında tek bir organizasyon şeması yerine iki farklı aşamayı göstermek yararlı olabilir. İlk şema, başvuru yapıldığı tarihte var olan organizasyonu gösterir. İkinci şema ise ilk yılın sonunda hedeflenen yapıyı ortaya koyar.

Bu şemaların işe alım takvimiyle desteklenmesi gerekir. Hangi pozisyonun ne zaman açılacağı, temel görevleri, kime rapor vereceği ve operasyonun hangi kısmını yöneticinin üzerinden alacağı açıkça gösterilmelidir.

Yöneticinin Rolü İlk Yıl İçinde Nasıl Değişmeli?

Yeni bir şirket açılırken yöneticinin kuruluş faaliyetlerine normalden daha doğrudan katılması kaçınılmaz olabilir. İlk müşterilerle görüşmek, tedarikçi seçmek, çalışan bulmak, iç süreçleri oluşturmak veya ilk büyük sözleşmeleri müzakere etmek tek başına L-1A dosyasını geçersiz hale getirmez.

Ancak şirket büyüdükçe yöneticinin günlük işleri bizzat yapan kişi olmaktan çıkması gerekir. ABD operasyonunun, kişinin ağırlıklı olarak yönetim, karar alma, strateji ve organizasyon yönlendirme görevlerini üstlenebileceği bir yapıya doğru gelişmesi beklenir.

USCIS Policy Manual'ın L-1A yöneticileri ve üst düzey yöneticiler bölümünde değerlendirme kişinin birincil görevlerine dayanır. Unvanın yanında günlük çalışma içeriği de önem taşır.

Operasyonu Kurmaktan Operasyonu Yönetmeye Geçiş

Örneğin ABD'de yeni bir satış operasyonu kuran yönetici ilk aylarda potansiyel müşterilerle görüşebilir, işe alım yapabilir, tedarikçileri seçebilir ve satış süreçlerini kurabilir.

Şirket geliştikçe ise kişinin satış işlemlerini bizzat gerçekleştirmek yerine satış stratejisini belirlemesi, satış ekibini yönetmesi, önemli bütçeleri onaylaması ve şirketin temel ticari kararlarını alması beklenebilir.

Aynı mantık diğer iş modellerinde de geçerlidir. Yönetici muhasebe kayıtlarını kendisi tutmak yerine finansal kararları denetlemeli, rutin müşteri hizmetini kendisi vermek yerine hizmet politikasını ve ekibini yönetmeli, tüm teknik işi kendisi yapmak yerine teknik faaliyetin yönünü ve kaynaklarını kontrol etmelidir.

Personel Yöneticisi ve Fonksiyon Yöneticisi

L-1A kapsamında her yöneticinin büyük bir çalışan grubunu doğrudan yönetmesi şart değildir. Bazı dosyalarda şirket için temel öneme sahip bir fonksiyonun üst düzeyde yönetilmesi de fonksiyon yöneticisi (function manager) çerçevesinde değerlendirilebilir.

Ancak bu tür dosyalarda yalnızca "fonksiyon yöneticisi" unvanını kullanmak yeterli değildir. Yönetilen fonksiyonun ne olduğu, şirket açısından neden temel öneme sahip olduğu, kişinin bu fonksiyonu nasıl yönettiği ve fonksiyonun günlük operasyonel işlerini kimin gerçekleştirdiği açık biçimde anlatılmalıdır.

Önemli soru yöneticinin şirket kurulurken yoğun çalışıp çalışmadığı değildir. Esas soru, şirket geliştikçe kişinin günlük işi bizzat yapmak yerine çalışanları, temel fonksiyonları, politikayı ve stratejiyi yöneten bir role geçip geçmediğidir.

İlk 12 Ay: Tahminleri Gerçek Delile Dönüştürün

USCIS ilk başvuruyu onayladıktan sonra iş planı unutulmamalıdır. Şirket, planı bir iç yol haritası olarak kullanabilir ve yıl boyunca hedeflenen gelişmeyle gerçek operasyonu karşılaştırabilir.

Aşağıdaki zaman çizelgesi USCIS tarafından belirlenmiş aylık bir hukuki zorunluluk değildir. Pratik bir dosya ve işletme planlama modeli olarak değerlendirilmelidir.

Her şirketin aynı hızda veya aynı sırayla büyümesi beklenmez. Proje bazlı çalışan bir şirket geniş bir kadro kurmadan önce büyük sözleşmeler imzalayabilir. Belirli lisanslara tabi bir işletme ilk ayların önemli bölümünü izin süreçlerine ayırabilir. Bazı şirketler muhasebe, lojistik veya idari destek gibi işleri dış hizmet sağlayıcıları üzerinden yürütebilir.

Önemli olan, uzatma döneminde şirketin gerçekte nasıl geliştiğinin ve operasyonel işlerin nasıl dağıtıldığının açıkça gösterilebilmesidir.

Bu nedenle ticari kayıtların yıl boyunca düzenli biçimde saklanması faydalıdır. Sözleşmeler, faturalar, banka kayıtları, çalışan belgeleri, bordrolar, organizasyon değişiklikleri, önemli yönetim kararları, tedarikçi ilişkileri ve müşterilerle yapılan işlemler uzatma tarihine birkaç hafta kala yeniden oluşturulmaya çalışılmamalıdır.

Bir Yıllık Uzatmada Planlardan Çok Gerçek Sonuçlar Önem Kazanır

İlk yeni ofis başvurusu ağırlıklı olarak şirketin gelecekte nasıl gelişeceğini gösterir. İlk uzatma dosyasında ise soru değişir: Şirket ilk yıl içinde gerçekten gelişti mi ve artık transfer edilen kişinin ağırlıklı olarak yönetici veya üst düzey yönetici olarak çalışmasını destekleyebiliyor mu?

Yeni ofis kurmak üzere gelen uygun L-1A çalışanları için ilk kalış süresi en fazla bir yıldır. İlk yeni ofis uzatması uygun şartlar karşılandığında daha uzun bir dönem için talep edilebilir. USCIS'in güncel delil rehberi, yeni ofis uzatmasında ilk yıl boyunca oluşan şirket ve görev kayıtlarına özel önem verir.

Uzatma dosyasında aşağıdaki başlıkların belgelenmesi gerekebilir:

• ABD ve yabancı şirket arasındaki nitelikli ilişkinin devam etmesi;
• ABD şirketinin önceki yıl boyunca gerçek ticari faaliyet yürütmesi;
• Yöneticinin ilk yıl içinde fiilen yaptığı görevler;
• Uzatma döneminde üstleneceği görevler;
• ABD şirketinin güncel çalışan ve organizasyon yapısı;
• Şirketin finansal durumu ve ticari faaliyeti.

Planlanan Çalışanlardan Gerçek Çalışanlara

İlk başvuruda işe alım planı doğal olarak geleceğe dönüktür. Uzatma aşamasında USCIS bu planı şirketin güncel organizasyonuyla karşılaştırabilir.

İş planında belirtilen her işe alımın tam olarak öngörülen ayda gerçekleşmemiş olması otomatik olarak dosyanın başarısız olduğu anlamına gelmez. İş planı bir tahmindir. Ancak özellikle yöneticinin görevlerini etkileyen önemli değişikliklerin açıklanması gerekir.

Örneğin işe alınması planlanan operasyon ekibi kurulmadıysa ve günlük işlerin önemli kısmını yönetici yapmak zorunda kaldıysa, bu durum L-1A görev analizi açısından önemli hale gelebilir.

Finansal Tahminden Gerçek İşletme Kayıtlarına

İlk dosyada gelir, gider, yatırım ve maaş projeksiyonları kullanılabilir. İlk yılın sonunda ise artık gerçek finansal faaliyet oluşmuş olmalıdır.

Şirketin durumuna göre banka hesapları, kar ve zarar tabloları, vergi kayıtları, bordrolar, faturalar, müşteri sözleşmeleri, gider kayıtları ve ek sermaye yatırımları işletmenin gerçek faaliyetini göstermek için kullanılabilir.

Planlanan Görevlerden Fiili Görevlere

Başlangıç dosyasında yöneticinin satış ekibini kuracağı, bütçeleri yöneteceği, büyük ticari anlaşmaları onaylayacağı ve ABD stratejisini belirleyeceği anlatıldıysa, ilk yıl sonunda bu görevlerin gerçekte nasıl yerine getirildiğini göstermek önem kazanır.

Normal iş akışı sırasında oluşturulan yönetim raporları, onay kayıtları, personel belgeleri, toplantı kayıtları ve benzer ticari belgeler, kağıt üzerindeki görev tanımını gerçek çalışma hayatıyla ilişkilendirebilir.

Yeni Ofis L-1A Başvurularında Yaygın Hatalar

Yeni ofis dosyalarında sorun her zaman tek bir belgenin eksikliğinden kaynaklanmaz. Çoğu zaman asıl risk, başvurunun farklı bölümlerinin birbiriyle çelişmesidir.

• Genel bir iş planı kullanmak: Pazarın büyüklüğünü anlatmak, bu şirketin neden bu yöneticiye ihtiyaç duyacağını tek başına açıklamaz.
• Şirket sahipliğini ve kontrolü belirsiz bırakmak: Yabancı şirket ile ABD şirketi arasındaki ilişki belgeler üzerinden kolayca izlenebilmelidir.
• İş modeliyle uyumsuz fiziksel alan kullanmak: İş yeri, çalışan planı ve operasyon modeli birbirini desteklemelidir.
• Sermayeyi gösterip kullanım planını açıklamamak: Paranın kira, bordro, lisans, ekipman, pazarlama veya diğer kuruluş giderlerini nasıl destekleyeceği anlatılmalıdır.
• Görevleri açıklanmayan çalışan projeksiyonları sunmak: Organizasyon şemasındaki her rolün gerçek işlevi ve raporlama hattı anlaşılır olmalıdır.
• Üst düzey unvan verip operasyonel görevler tanımlamak: USCIS unvan yerine kişinin asıl görevlerine bakar.
• Yabancı şirketin faaliyetlerini ikinci plana atmak: L-1 ilişkisini destekleyen yabancı işletmenin faaliyetlerini sürdürmesi önemlidir.
• Uzatma delillerini 12. aya bırakmak: Yıl boyunca doğal olarak oluşan ticari kayıtlar, sonradan oluşturulan açıklamalardan çok daha sağlıklı bir dosya zemini sağlar.

İlk Başvuruyu Uzatma Dosyasını Düşünerek Hazırlayın

Yeni ofis L-1A stratejisinin iki farklı delil aşaması vardır. İlk başvuru, şirketin ABD'de nasıl bir operasyona dönüşeceğini anlatır. İlk uzatma ise şirketin bir yıl içinde gerçekte neye dönüştüğünü gösterir.

Bu nedenle kurumsal yapı, sermaye, fiziksel iş yeri, organizasyon şeması, çalışan planı, finansal projeksiyonlar ve yöneticinin görevleri birbirinden bağımsız hazırlanacak belgeler değildir. Güçlü bir dosyada bu unsurlar aynı iş modelini ve aynı büyüme planını destekler.

Şirketiniz L-1A dışında farklı çalışma vizesi veya istihdam temelli göçmenlik seçeneklerini de değerlendiriyorsa ABD iş ve istihdam temelli vizeler sayfamızdan mevcut seçeneklere ilişkin genel çerçeveyi inceleyebilirsiniz.

Kaynaklar

1. USCIS - L-1A Intracompany Transferee Executive or Manager
2. USCIS Policy Manual - Managers and Executives (L-1A)
3. USCIS Policy Manual - Ownership and Control
4. USCIS Policy Manual - Key Concepts
5. USCIS Policy Manual - Documentation and Evidence
6. 8 C.F.R. § 214.2(l) - Intracompany Transferees